Auftragsbeleg und Bestellungen können direkt aus der Funktion heraus als Fax oder Email versendet werden. Ebenso können Rechnungen aus der Fakturierung heraus als Email versendet werden.

Für die Erzeugung von PDF-Dokumenten ist eine Schnittstelle zum Programm PDFCreator  vorhanden (im Internet als Freeware-Download). Der PDFCreator muss zunächst auf allen Arbeitsstationen installiert und als Windows-Drucker eingerichtet werden (Windows Systemsteuerung).

Nehmen Sie dann die Einstellungen im Programm PDFCreator vor. Öffnen Sie dazu den PDFCreator und wählen sie den Reiter "PROFILE".

Bei Profil (oben links) muss das <Standardprofil> und als standardmäßiges Ausgabeformat "PDF" ausgewählt sein.

Wählen Sie nun rechts das Zielverzeichnis aus und klicken auf den Werkzeugschlüssel.

In das Feld "Dateinamen" tragen Sie bitte den Begriff:  TMSBELEG   (ohne .PDF)  ein.

In das Feld „Zielverzeichnis“ tragen Sie den Pfad    C:\PDF\    ein.

Der Ordner „PDF“, muss wenn noch nicht auf Laufwerk C:\ vorhanden, dort angelegt werden (der Ordnername muss identisch geschrieben werden [Groß-/Kleinschreibung])!

Alle Haken darunter müssen herausgenommen werden.

Die Eingaben speichern Sie dann bitte ab.

Damit der PDFCreator mit TMS Handel genutzt werden kann, muss dieser zunächst in der TMS Handel Druckerverwaltung eingerichtet werden.

Wählen Sie dazu zunächst die Funktion Druckerverwaltung > Drucker einrichten / übernehmen > Drucker übernehmen. Dann erscheint kurz die Verarbeitungsmaske. Danach wählen Sie den Punkt Drucker einrichten. Wählen Sie den PDFCreator per Doppelklick aus und geben folgende Daten ein:

Danach speichern Sie die Einträge - der PDFCreator ist nun vollständig eingerichtet.

 

Email-Versand

Der Emailversand erfolgt über Outlook (nicht Outlook Express!) oder Tobit Faxware.

Damit in der Auftragsverwaltung und im Bestellwesen die entsprechenden Felder für den Faxversand aktiviert sind, muss im Kunden- / Lieferantenstamm eine Emailadresse hinterlegt sein, oder im Auftragskopf muss eine Email-Adresse eingegeben werden.

Außerdem müssen in der Funktion Systemprogramme – Einstellungen Fax, Email, WEB etc. die folgenden Email-Einstellungen hinterlegt werden:

Versenden mit Outlook:               Versand über Outlook

 

Versenden mit TOBIT:                   Versand über Tobit Faxware

 

PDF-Drucker der lokalen              Wählen Sie den PDFCreator PDF-Printer aus der Klappbox aus.
Druckdatei:                                    Stellen Sie vorher sicher, dass der Bullzip PDF-Printer in der                                                        Windowsdruckverwaltung hinterlegt ist

 

LW:\PFAD\Ausgabedatei:           Um die PDF-Datei als Email zu versenden, muss der gleiche Pfad

                                                     (Verzeichnis + Dateiname) angegeben werden, wie der, den Sie im

                                                     PDFCreator PDF-Printer hinterlegt haben (z.B. C:\PDF\TMSBELEG.PDF s.o.).

                                                      Fragen Sie hierzu bitte Ihren Systembetreuer!

Maximale Emails aus                     Ist auf 10 zu setzen (Start erfolgt über P-EF-T.ACU)
Task versenden:                              PARM 173 = Ja

 

Kopf-/Fußtexte Dokument:           Hier können spezifische Kopf- / Fußtexte für die Email hinterlegt werden.

 

Grafiken:                                         Hier können Grafik-Kopf- und Fußtexte hinterlegt werden

 

 

Hinweis:  Texte und Grafiken können für verschiedene Standorte separat hinterlegt werden! Die Größe und Ausrichtung (besonders „Druck vom oberen Blattrand“) der Grafiken sollte den folgenden entsprechen:

Nach dem Speichern erfolgt eine Abfrage „Übernahme Definitionen für alle Benutzer“.

NEIN      =             Die Einstellungen gelten nur für den gerade angemeldeten Benutzer.
                              Die Einstellungen für weitere Benutzer müssen dann separat erfolgen.

 

JA           =             Die Einstellungen werden für alle Benutzer übernommen.
                              (Es müssen auf allen Arbeitsstationen die gleichen Laufwerke\Pfade vorhanden sein!)

 

Bedienung Email-Versand

 

Fax- / Emailversand aus dem Bestellwesen (Bestellung je Lieferant)

 

Nach Abschluss einer Bestellung kann in der Maske Endeverarbeitung ausgewählt werden, ob der Beleg gefaxt oder gemailt werden soll (Diese Selektion ist nur aktiv, wenn eine Faxnummer, bzw. Email-Adresse im Lieferantenstamm unter Besteller-Daten hinterlegt ist.)

 

In der Folgemaske können noch verschiedene Änderungen vorgenommen werden, s.u.

 

Fax- / Emailversand aus der Auftragsverwaltung

 

In der Kopfmaske kann die Selektion „Beleg faxen/mailen“ ausgewählt werde. Bei Abschluss des Beleges können in der Folgemaske noch verschiedene Änderungen vorgenommen werden, s.u.

Die Faxnummer oder Emailadresse können geändert werden. Bei der Email-Adresse ist die Eingabe weiterer Adressen möglich. Die einzelnen Adressen müssen mit einem Semikolon (;) getrennt werden.

Der Betreff wird vorgegeben, kann aber geändert werden.

Zusätzlich kann ein zusätzlicher Infotext für den Empfänger ausgewählt / eingegeben werden. Dieser kann gespeichert und später immer wieder verwendet werden. Geben Sie dafür in das Feld „Eingegebener Text speichern unter“ ein Stichwort ein unter der sie Ihren Text speichern und später wieder aufrufen können.

 

Außerdem können der Email 2 weitere PDF-Dokumente (z.B. AGBs) über die Lupe / F2 ausgewählt und angehängt werden.

 

Rechnungsversand per Email als PDF-Anhang aus der Fakturierung.

PARM51 muss auf J stehen

 

PARM173 = N -> Versand erfolgt direkt aus der Fakturierung

 

PARM173 = J -> Die Daten für den Email-Versand werden gesammelt und die Emails können zu einem

                             späteren Zeitpunkt über einen Task (P-EF-T.ACU) erzeugt und versendet werden.

 

Für die Kunden, die die Rechnungen als Email erhalten sollen, müssen im Kundenstamm auf der Seite Parameter die Klappboxen „Auftragsbelege“, „Sofortrechnung“ und „Sammelrechnung“ auf Email stehen.

Für die eigene Ablage wird parallel das normale Druckdokument mit allen Rechnungen in die Druckverwaltung abgestellt.