Falls ein bestehender Beleg aufgerufen werden soll, kann die über die direkte Eingabe der Belegnummer erfolgen. Alternativ kann der entsprechende Beleg mit dem Lupen-Symbol oder mit der F2-Taste aufgerufen werden. In diesem Fall öffnet sich die Suchmaske, hier kann der Beleg nach verschiedenen Selektionen aufgerufen werden.

In der Suchmaske kann die Voreinstellung der Belegsuche in der Klappbox geändert werden.

Der gewünschte Auftragsbeleg wird mit Doppelklick ausgewählt.

Für eine Neuanlage wird das Feld Belegnummer mit ENTER oder TAB-Taste bestätigt. Die Belegnummer wird aus den Nummernkreis fortlaufend vergeben. Im Feld Kundennummer kann über das Symbol Lupen-Symbol (alternativ F2-Taste) der Kunde gesucht werden. Hierbei werden automatisch die Kundenstammdaten übernommen, können bei Bedarf aber im Auftrag nach Bedarf geändert/angepasst werden.

Über die Buttons kann auf die anderen Seiten gewechselt werden, z.B. in die Belegpositionen.

Sofern bereits Belegpositionen erfasst wurden, so können diese über das Lupen-Symbol (alternativ F2-Taste) aufgerufen werden. Durch Anklicken der markierten Position mit der rechten Maustaste stehen weitere Optionen zur Verfügung (Kontextmenü). Wird eine Position per Doppelklick ausgewählt, kann diese Position bearbeitet werden (z.B. Menge, Preise). Anschließend müssen diese Änderungen abgespeichert werden (Speichern-Symbol oder F3-Taste).

Wurden keine Änderungen vorgenommen, kann die Maske über das Beenden-Symbol verlassen und wieder in die Positionsmaske gewechselt werden.

Mit ENTER oder TAB-Taste wird automatisch eine neue Belegpositionsnummer vergeben und der Cursor springt in das Feld Artikel-/Bestellnummer.

Die Artikel-/ Bestellnummer kann direkt eingegeben werden, oder mit F2 / Lupe die Suchmaske geöffnet werden. Die Selektion in der Suchmaske kann in der Klappbox geändert werden.

Nachdem eine beliebige Zeile in der Liste markiert ist und mit der Eingabe des Suchbegriffs (z. B. Bestellnummer) begonnen wird, springt die Liste mit jeder weiteren Eingabe auf die gewünschte Stelle. Aus den angezeigten Artikeln wird der gewünschte Artikel mit Doppelklick ausgewählt.

In der Position können die Mengen eingegeben werden, über den Button „Preisänderung“ kann der Preis für die Position geändert werden.

In der Preisänderungsmaske kann der Preis manuell geändert werden, oder eine andere Kalkulation über die Rabattgruppe ausgewählt werden. Mit OK wird die Änderung übernommen.

Mit dem Speichern-Symbol (F3-Taste) wird die Position abgespeichert und eine neue Position kann hinzugefügt werden. Sind alle Positionen angelegt, kann der Beleg über das Speichern-Symbol (F3-Taste) abgeschlossen werden.

Soll vorab bestimmt werden, wie der Beleg abgeschlossen wird (nur Lieferschein drucken / mailen) oder Sofortrechnung erstellen, sind entsprechende Einstellungen auf der 1. Seite „Kopfdaten“ vorzunehmen.

Soll neben dem Lieferschein direkt auch eine Rechnung erstellt werden, muss aus der Klappbox „Rechnungsart“ die Sofortrechnung ausgewählt werden.

Soll neben dem Lieferschein z. B. auch der Kommissionierschein gedruckt, oder der Lieferschein per Email versendet werden (Emailadresse im Kunden erforderlich), müssen oben rechts die entsprechenden Häkchen gesetzt werden.

Umsetzen Belegart

Es gibt 2 Möglichkeiten die Belegart umzuwandeln. Zum einen kann der Beleg übernommen bzw. kopiert werden, hierbei bleibt der Ursprungsbeleg (z.B. Angebot) bestehen, oder der Beleg kann umgesetzt werden, hierbei wird der Ursprungsbeleg gelöscht und kann nicht erneut aufgerufen werden.

1. Möglichkeit: Belegdaten übernehmen/kopieren

Diese Möglichkeit bietet sich vor allem dann an, wenn ein Dummy Datensatz erstellt worden ist, bei Aufträgen die sich ähneln oder gleich sind.

Des Weiteren sollte diese Möglichkeit genutzt werden, wenn es zu Abrufaufträgen bei Teillieferung kommt.

Der ursprüngliche Auftrag bleibt bestehen und wird nicht gelöscht.

Auftragsbestätigung öffnen
Mit TAB-Taste oder ENTER-Taste Belegnummer vergeben
Auf das Symbol "Kopieren" in der Toolbar klicken

Oder

Oben im Menü "Optionen" öffnen und "Kopieren von Beleg" auswählen

Auswahl aus welcher Belegart die Daten kopiert werden sollen.

Suchen der Belegart über Anzeigekriterien durch anklicken und auswählen

-> Fenster wird geöffnet (z.B. Kunden anzeigen) oder Daten werden direkt in der Tabelle angezeigt.

Nun werden die Belege angezeigt aus denen ausgewählt werden kann.

Auswahl erfolgt per Doppelklick.

Häkchen kann bei "Kopieren mehrere Belege" gesetzt werden.

Es öffnet sich obige Maske.

Häkchen setzen, wenn die Daten aus denen kopiert werden soll danach gelöscht werden sollen
Häkchen setzen, wenn eine Bestandsveränderung durchgeführt werden soll (dieses Häkchen ist bereits voreingestellt)
Häkchen setzen, wenn die Daten nur kopiert werden sollen, wenn auch eine Gesamtlieferung möglich ist
Häkchen setzen, wenn die aktuellen Preise auf die zu kopierenden Positionen übernommen werden sollen (Häkchen ist bereits voreingestellt)
Häkchen setzen, wenn sich die Liefermenge zur Belegmenge ändert bzw. wenn es sich um einen Abrufauftrag zur Teillieferung handelt->Dient so zur Nachverfolgung bzw. Feststellung der bereits gelieferten Artikel
Werden mehrere Artikel in der Liste angezeigt, so kann man diese Positionen einzeln für die Funktionen Markieren (J) oder Demarkieren (N) d.h. sollen diese Positionen mit den ausgewählten Funktionen kopiert werden
Mit Klicken in das Feld Liefermenge kann nur hier die tatsächliche Liefermenge geändert werden, nach dem kopieren ist keine Änderung mehr möglich. Ist die Liefermenge größer als die Belegmenge, so wird das Angebot nach dem Kopiervorgang komplett gelöscht
Abbrechen-> geht aus der Maske raus – Kopieren-> startet die Funktion "Kopieren"

Alle Daten und Positionen werden aus dem kopierten Auftrag (Angebot) übernommen.

Unter dem Reiter BelegPositionen können noch Positionen hinzugefügt, aber die anderen Positionen nicht mehr verändert werden.

ACHTUNG!

Bestätigen Sie Maske BelegPositionen mit dem Symbol "Speichern" so wird die Auftragsbestätigung verarbeitet und eine Hinweismaske erscheint.

Hierbei kann man direkt einen weiterführenden Beleg erstellen, wie z.B. den Lieferschein.

Um dies zu tun, auf „Ja“ ansonsten auf „Nein“ klicken.

Nach Klicken auf „Ja“ erscheint ein weiteres Hinweisfenster.

Hier auf „Ja“ klicken, um das Fenster zur Belegart Auswahl zu öffnen oder auf „Nein“ um den Vorgang zu beenden.

Das Fenster „Auftragsverwaltung-Beleg kopieren“ öffnet sich.

Hier kann die Auswahl erfolgen, welche Belegart erstellt werden soll.

Nach der Auswahl bestätigen mit „OK“ oder Abbruch mit Klick auf „Abbrechen“.

Erneut öffnet sich die „Auftragsverwaltung-Kopieren“ Maske.

Ablauf „Auftragsverwaltung-Kopieren“ siehe oben.

Hier kann der Auftrag (Lieferschein) erneut geprüft werden, ansonsten wird mit dem Symbol "Speichern" der Druck ausgelöst (sofern der Haken oben rechts gesetzt ist) und mit dem Symbol "Beenden" wird der Auftrag beendet.