Vorbemerkung

Die beliebige Aufteilung des Artikelstamms nach Artikeln, Lieferanten, Warengruppen, Lagerorten, etc. ermöglicht es Ihnen, Ihre Inventur in mehreren Abschnitten durchzuführen.

!!Zwischen dem Erstellen der Inventurdatei und dem Zählen der Bestände dürfen im Programm keine Warenbewegungen (Wareneingänge, Auftragsbelege, Bestandsveränderungen) gebucht werden!!

Das Löschen von Lagerbeständen nach Erstellen der Inventurdatei hat keinen Einfluss auf den Inhalt der Inventurdatei und führt zu Bestandsdifferenzen, wenn anschließend die ermittelten Differenzdaten aus der Inventur auf den aktuellen Bestand addiert werden.
Nach dem körperlichen Erfassen der Bestände kann wie gewohnt im Programm weitergearbeitet werden. Die weiteren Schritte können dann beliebig durchgeführt werden, der zeitliche Ablauf hat keinen Einfluss auf das Inventurergebnis.

Die Durchführung der Inventur ist von Ihren spezifischen Anforderungen abhängig. Darum können sich für Ihr Unternehmen Abweichungen zu den hier erklärten Abläufen ergeben.

Sollen die Bestände von Fremdlägern erfasst werden, so geschieht dieses über die Funktion „Fremdlagerverwaltung → Listen → Lagerbestände drucken“. Diese Bestände werden in der normalen Inventur nicht berücksichtigt.

Ablauf der Inventur

1. Anlegen der Inventur

Erstellen Sie mehrere (Teil-) Inventurdateien, so beachten Sie, dass sich die ausgewählten Artikel nicht überschneiden, da sonst Buchungen für den gleichen Artikel doppelt vorgenommen werden.

Beim Erstellen der Inventurdatei werden die Bestände in der Datei festgehalten, die zu diesem Zeitpunkt in der EDV geführt werden.

1. Im ersten Eingabefeld wird die Inventurdatei (.DAT) benannt
2. Im zweiten Eingabefeld kann eine frei wählbare Bezeichnung eingegeben werden
3. Mit der ersten Klappbox wird die Selections-Art ausgewählt und mit der zweiten Klappbox die Sortierung. Hierbei kann auch zwischen Lagerorten und Warengruppen unterschieden werden.
4. Eingabe der Selection (z.B. Artikelnummer) von/bis
5. Eingabe des/der Lagerort(e) oder Bestätigung der Vorgabe. Wenn kein spezieller Lagerort angegeben werden soll, muss die Vorgabe so bestätigt werden, dass das z in diesem Fall nicht gelöscht werden darf.

Die Sortierung, die beim Erstellen der Inventur ausgewählt wird, kann nachträglich, z.B. für den Ausdruck der Listen, nicht mehr geändert werden. Nur bei der "schnellen Ist-Aufnahme" und bei den "Berichtigungen" können die Sortierungen für die Bearbeitung in den Schnellverarbeitungsmasken temporär geändert werden.

In der unteren Auswahl der Maske, kann bestimmt werden, ob alle Artikel, oder nur die, die augenblicklich einen Lagerbestand (+ oder -) haben, in der Inventurdatei erfasst werden sollen.

Zudem kann ausgewählt werden, ob die Inventurbewertung vom „durchschnittlichen Einkaufspreis“ oder vom „aktuellen (letzten) Einkaufspreis“ durchgeführt werden soll.

Des Weiteren muss die Auswahl erfolgen, ob „nur Hauptartikel“, „nur Stücklistenartikel“ oder „Haupt- und Stücklistenartikel“ übernommen werden sollen. Beachten Sie bitte, dass je nach Auswahl die Artikel doppelt erfasst werden.

Bei den Optionen können die erfassten Artikel weiter eingeschränkt werden. Es werden nur Artikel gezogen, die in der Abverkaufsstatistik „verk. Stück“ Werte stehen haben, bzw. die einen Mindestbestand  im Artikelstamm hinterlegt haben.

2. Drucken Aufnahmeliste oder Drucken Aufnahmeliste mit Soll/Ist-Bestand

Der Ausdruck der Listen erfolgt über die Druckverwaltung.

3. Körperliche Erfassung der Bestände

Alle Wareneingänge bzw. –ausgänge zwischen dem Zeitpunkt des Erstellens der Datei und der Bestandserfassung müssen separat erfasst werden und dürfen erst nach dem Zählen im Programm verbucht werden.

Daher sollte der Zeitraum zwischen diesen beiden Aktionen möglichst kurz sein!

4. Schnelle Ist-Aufnahme oder Übernahme Ist-Aufnahme von MDE-Erfassung

Die Eingabe der gezählten Bestände erfolgt (für jede Inventurdatei) in der gleichen Reihenfolge wie auf den Zähllisten ausgedruckt. Eine Unterbrechung der Eingabe ist jederzeit möglich. Bei Wiederaufnahme der Eingabe setzen Sie einfach bei der nächsten unbearbeiteten Artikelnummer wieder auf. Nicht in der Inventurdatei vorhandene Artikel können hinzugefügt werden.
In der Schnellverarbeitungsmaske können die Daten in einer tabellarischen Ansicht eingegeben werden.
Alternativ kann die Erfassung mit einem MDE-Gerät erfolgen und die Bestände vom MDE-Gerät in die Inventurdatei übertragen werden.

Bei „Aufsetzen Lagerort“ kann bei einem anderen Lagerort aufgesetzt werden

Bei „Aufsetzen Artikelnummer“ kann bei einer anderen Artikelnummer aufgesetzt und mit der Eingabe fortgesetzt werden.

Bei der „Schnellverarbeitung“ öffnet sich die Schnellverarbeitungs-Maske, in der man alle Werte in eine Tabelle eintragen kann.

5. Interne Inventur mit Bestandsberichtigung

Es werden nicht die gezählten Bestände übernommen, sondern das Inventurprogramm errechnet die Differenz aus dem in der Inventurdatei gespeicherten Bestand und den eingegebenen gezählten Beständen. Diese Differenz wird auf den aktuellen Bestand in der EDV aufgerechnet.

Mit dieser Funktion werden die Bestände korrigiert und ein Protokoll über die Bestandsveränderungen erstellt.

Zum besseren Verständnis der internen Abläufe bei der Bestandskorrektur hier ein Zahlenbeispiel:

Egal welche Bestands- Ab-/Zubuchungen in TMS Handel nach der Bestandserfassung erfolgen, nach Abschluss aller Programmpunkte stimmen realer Lagerbestand und der Bestand in der EDV überein.

Dadurch kann nach dem Erfassen der Bestände normal weitergearbeitet werden, die weiteren Punkte der Inventur können ohne Zeitdruck durchgeführt werden. Werden bereits bearbeitete Positionen noch einmal aufgerufen und der Zählbestand ein weiteres Mal geändert, so wird nur diese Änderung zur bereits bestehenden Differenz gerechnet.

6.Berichtigung eingeben

Die Berichtigungen dienen vorrangig der Korrektur von Einkaufspreisen und Abschreibungen/Boni.

Werden Bestände über Berichtigungen korrigiert, dann muss danach der Schritt 5 erneut durchgeführt werden (dabei werden nur die Differenzen aus den neuen Bestandseingaben übernommen !)

In der Schnellverarbeitungsmaske können die Daten in einer tabellarischen Ansicht eingegeben und geändert werden.

7.   Zusammenfügen mehrerer Inventuren zu einer

Um mehrere Inventuren zu einer zusammenzufügen wird hinter die jeweilige Inventur die zusammengefügt werden soll, ein „J“ gesetzt.

Die Inventuren werden unter dem Namen der als erstes ausgewählten Inventurdatei zusammengefügt. Die Inventur-Bezeichnung kann geändert werden.

8. Abschreibung / Bonus

Für die Abwertung der Inventurdaten stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.

Die Abschreibungen können geändert und wieder neu übernommen werden. Es ist jedoch nicht möglich, eine einmal übernommene Abschreibung in der Inventur mit 0,00 zu überschreiben. Dieses ist nur für jeden Artikel einzeln möglich über die Funktion | -Inventur / -Berichtigungen. Es kann aber ein Wert von 0,01 eingegeben und übernommen werden.

Bei „Abschreibungen auf letzter Einkauf in Jahre“ werden die Prozentsätze für die Abwertung für die jeweiligen Jahre (bezogen auf das Datum des letzten Einkaufs, das im Artikelstamm gespeichert ist) eingegeben.

Unter  „Bonus je Lieferant“ kann für einzelne Lieferanten ein Bonus eingetragen werden, der zur Abwertung der Artikel heran gezogen wird.

Wurden alle Eingaben getätigt, müssen die Abschreibungen und Boni in die Inventur übernommen werden über den Punkt -> Übernahme Bonus/Abschreibung in Inventur.

9. Endgültige Inventur

Ist die Inventur vollständig bearbeitet, kann die Endgültige Inventur mit der Lagerbewertung erzeugt werden.

Die Liste kann mit den Einzelartikeln oder als Warengruppenaufstellung erzeugt werden.

Solange die Inventurdatei nicht gelöscht wird, kann diese Funktion, z.B. wenn Korrekturen erforderlich und in der jeweiligen Inventur vorgenommen worden sind, beliebig oft durchgeführt werden.

Minusmengen werden in der endgültigen Inventur mit negativem Lagerwert berücksichtigt !

Die Liste kann in die Druckverwaltung abgestellt werden, sofort gesichtet und gedruckt werden.