Jahresabschluss

Vor Durchführung der Jahresverarbeitung müssen alle Vorgänge abgeschlossen sein, die ins vergangene Jahr gehören. Dazu gehören z.B. die Kassenabrechnung, das Rechnungsausgangsbuch, Provisionsabrechnungen oder statistische Auswertungen / Listen, bei denen nach dem Jahresabschluss ein Jahr aus dem Verarbeitungszeitraum herausfällt. 

Der Abschluss kann einige Tage vor oder nach dem Jahreswechsel durchgeführt werden. Wenn eine Meldung kommt, das der Zeitraum überschritten ist, muss an dem Rechner, an dem der Abschluss durchgeführt wird, das Systemdatum entsprechend geändert werden.

Der Jahresabschluss kann, genau wie ein Monatsanschluss, nicht rückgängig gemacht werden.
Deshalb sollte direkt vorher eine Datensicherung erfolgen und extern verwahrt werden, damit man notfalls auf die alten Daten zurückgreifen kann (bitte in diesem Fall an die Hotline wenden).

Wenn im Monat Dezember die Monatsverarbeitung gestartet wird, ohne die Jahresverarbeitung auszuwählen, wird automatisch auch das Jahr mit umgesetzt.

Nur wenn gleichzeitig zur Monatsverarbeitung auch die Jahresverarbeitung ausgewählt wird, erfolgt eine Abfrage, ob die Anzahl Lieferscheine und Rechnungen im Kundenstamm zurückgesetzt werden sollen.

Die Nummernkreise müssen bei Bedarf angepasst werden, bevor die ersten Belege für das neue Jahr geschrieben werden.

Nummernkreise dürfen nicht zurückgesetzt werden. Wenn Belegnummern verwendet werden, die bereits in den Vorjahren verwendet worden sind, gibt es sonst Überschneidungen in den Statistiken und in der Archivierung, sofern dort nicht die alten Jahrgänge vorher gelöscht und bereinigt werden.

Achtung! Wenn offene oder nicht abgeschlossene Barbelege gelöscht werden, werden diese Belegnummern gespeichert und bei nächster Gelegenheit neu vergeben. Das kann dazu führen, das in den Nummernkreisen für das neue Jahr alte Belegnummern auftauchen.

Da zu Jahresbeginn noch keine, oder wenige, aktuelle Statistikdaten vorhanden sind, kann der Zeitraum, der in vielen Statistikfunktionen als Vorgabe für die angezeigten Daten verwendet wird, festgelegt werden. Das geschieht in der Funktion Statistiken / Sonderanwendungen / Statistik-Voreinstellung von/bis 

In den Suchfunktionen der Auftragsverwaltung und der Archivierung wird für das 1. Halbjahr noch das Vorjahr als Vorgabe verwendet. Bei Beginn des 2. Halbjahr wird dieses Vorgabedatum automatisch auf das laufende Jahr umgestellt.