Fakturierung

Rechnungen können als Sofortrechnung in der Auftragsverwaltung direkt bei der Erfassung eines einzelnen Lieferscheins, oder über die spätere Fakturierung als Einzel-/Sammel-Rechnungen für mehrere Kunden erstellt werden.

• Abhängig von der Einstellung des Parameters 43 "Auftrag Rechnung erzeugen wenn Lieferschein nicht gedruckt" in der Funktion "Systemprogramme/Einstellungen Systemsteuerung" können die Rechnungen eventuell nur erzeugt werden, wenn der Lieferschein vorher gedruckt worden ist.
• Die Rechnungen können für beliebige Kunden direkt aus dem Programm per Email (PDF-Dokument) versendet, oder für den späteren Versand per EPOST abgestellt werden. Dabei wird die Druckdatei entsprechend aufgeteilt. Entsprechende Einstellungen müssen je Kunde in der Funktion "Kundenstamm/Parameter" hinterlegt werden.
• Die gedruckten Rechnungen (ebenso wie alle anderen gedruckten Belege) werden im programmeigenen Archiv gespeichert, wenn in der Funktion "Einstellung Unternehmen" die entsprechende Belegart für die Archivierung aktiviert ist.

Sofortrechnungen:

Im Lieferscheinkopf wird die Rechnungsart 1 (Sofortrechnung) ausgewählt.
Nachdem alle Positionen angelegt sind, wird mit dem Speichern/Beenden der Bearbeitung direkt eine Rechnung erzeugt und gedruckt. Der Lieferschein ist damit aus der Auftragsverwaltung gelöscht und kann nicht mehr bearbeitet werden.

Fakturierung

Um Rechnungen in bestimmten Zyklen (z.B. wöchentlich, 14-tägig, monatlich) zu erzeugen, werden die Lieferscheine mit den Rechnungsarten 2-9 angelegt. Die Rechnungsart wird bei der Beleganlage aus dem Kundenstamm gezogen und kann im Beleg geändert werden.

• Die vom Programm vorgegebenen Rechnungsarten 1-9 können in den  "Standardtabellen/Rechnungsarten" mit einer eigenen Bezeichnung versehen werden.
• Die Rechnungsarten 2-4 erzeugen Einzelrechnungen, d.h. für jeden Lieferschein wird eine eigene Rechnung erzeugt.
• Die Rechnungsarten 5-9 erzeugen Sammelrechnungen, d.h. alle Lieferscheine mit den in der Fakturierung ausgewählten Rechnungsarten werden in einer einzigen Rechnung zusammengefasst.
• ein Valutadatum und von den im Kundenstamm hinterlegten Skontobedingungen abweichende Zahlungsbedingungen können nur in den Einzelrechnungsarten 1-4 verwendet werden.

Zum gewünschten Zeitpunkt werden die benötigten Rechnungsarten markiert (im Beispiel die Wochenrechnungen, sowohl die Einzel-, wie auch die Sammelrechnungen) und die Kunden ausgewählt. Es werden alle Lieferscheine der ausgewählten Kunden fakturiert, die eine der markierten Rechnungsarten haben.

Die Rechnungsarten können auch gemischt ausgewählt werden, das Programm teilt Sie automatisch in Einzel- oder Sammelrechnungen auf.

Zusätzlich können die zu berücksichtigenden Lieferscheine über die Eingabe des Anlagedatums eingeschränkt werden. Alle Lieferschein, die nach dem angegebenen Datum angelegt wurden, werden nicht fakturiert, auch wenn Sie die ausgewählte Rechnungsart haben.

Sollen die Rechnungen mit einem vom Systemdatum abweichenden Rechnungsdatum erzeugt werden, so kann das Rechnungsdatum hier vorgegeben werden.

Um die Erzeugung von Kleinrechnungen zu verhindern, kann ein Betrag angegeben werden, der Belege mit kleineren Beträgen von der Fakturierung ausschließt. Damit diese nicht vergessen werden, empfiehlt es sich, in regelmäßigen Abständen eine Fakturierung ohne diese Einschränkung durchzuführen.

Die erzeugten Rechnungen werden als Druckdatei in die Funktion "Druckverwaltung/Listen drucken, faxen" abgestellt und können von dort auf einem beliebigen Drucker ausgedruckt werden.

Die in einem Fakturierlauf verarbeiteten Lieferscheine können in der Funktion "Management-Informationen/Abgerechnete Belege nach letzter Fakturierung" je Fakturierdatum gesichtet werden.
Ebenso sind die Daten in der Funktion "Management-Informationen/Abgerechnete Belege je Zeitraum" jederzeit nachträglich zu sichten, zusammen mit den Barbelegen.

Gutschriften
Um eine Gutschrift zu erstellen, geben Sie die Mengen mit einem Minuszeichen in die Belegposition ein. Die weitere Verarbeitung erfolgt wie bei einem normalen Lieferschein.
Für die Verarbeitung von Gutschriften sind auch folgende Parameter in der Funktion "Systemprogramme/Einstellungen Systemsteuerung" maßgebend

• Parameter 87 Skonto verrechnen bei Gutschriften
  -bei Ja wird das Skonto gemäß den im Auftragsbeleg verwendeten Zahlungsbedingungen direkt vom Gutschriftsbetrag abgezogen.
• Parameter 130 Gutschriftposition auf Rechnung markieren
  -bei Ja werden die einzelnen Gutschriftpositionen in einer Rechnung durch einen entsprechenden Text hervorgehoben.
• Parameter 160 Gutschriften aus Sammelfakturierung als extra Beleg erstellen
  -bei Ja werden alle Gutschriftpositionen aus den verarbeiteten Lieferscheinen automatisch heraus gezogen und zu einer separaten Gutschrift zusammengefasst.

Gutschriften werden in der Archivierung nicht unter der Belegart Rechnung erfasst sondern unter der separaten Belegart Gutschrift.

Rechnungsausgangsbuch täglich (RAB).

Mit dieser Funktion wird eine Aufstellung der seit der letzten Ausführung der RAB fakturierten Rechnungen als Druckdatei erzeugt. Dabei können die Rechnungsdaten über entsprechende Schnittstellen für verschiedene Finanzbuchhaltungsprogramme exportiert werden (z.B. DATEV).
Wenn die im Programm vorhandene Kunden-OP-Verwaltung verwendet wird, werden zudem mit dem RAB parallel die Rechnungsdaten an die OP-Verwaltung übergeben.

Die zuletzt erzeugte Fibu-Datei kann jederzeit noch einmal über die Funktion Kundenverwaltung / Sonderanwendungen / Übernahme FIBU-Buchungen letztes RAB exportiert werden. Dabei wird kein Druck erzeugt.