Rechnungsprüfung

Voreinstellungen Allgemein

Standardtabellen

Nur für DATEV:

Zunächst müssen alle Kostenarten unter der Funktion Standardtabellen -> Kostenarten angelegt sein.

Wichtig hierbei ist, dass gleiche Konten wie z.B. Skonto mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen einzeln angelegt werden müssen. Es empfiehlt sich zudem die Kostenarten für Einkauf und Verkauf zu unterteilen über die laufende Nummer. Als Beispiel können für die Rechnungsprüfung alle Konten mit 90000 beginnen.

Über Standardtabellen -> FIBU-Konten Rechnungsprüfung müssen vorab die richtigen Konten für den jeweiligen Standort hinterlegt werden.

Über den Button „Ergänzen Zusatzbuchungen RP“ müssen die Kostenarten hinterlegt werden.

Für die DATEV können nur die 13 oberen Einträge genutzt werden.

Falls ein Kassenkonto mit geführt werden muss ist es hierbei wichtig, dass das Kassenkonto und auch das Konto für ggf. Skonto hier mit angelegt werden muss.

Klickt man in ein freies Feld, kann über das Lupen-Symbol (alternativ F2) die Kostenart ausgewählt werden.

Voreinstellungen / Preise

Ähnlich wie im Wareneingang, können auch über die Rechnungsprüfung Preisänderungen erfasst und in den Artikelstamm übernommen werden. Unter dem Menüpunkt "Preisänderungen" können über den Unterpunkt "bearbeiten Preisänderungen" die Einstellungen vorgenommen werden.

!! Achtung !!
Sollte nicht verwendet werden, wenn für einmalige Bestellungen/Lieferungen Sonderpreise oder
EK = 0,00 verwendet werden.

Für jeden einzelnen Schutzcode kann diese Preisänderungsfunktion freigeschaltet werden.

In der darauffolgenden Maske kann ausgewählt werden, welche Preisänderungen in den Artikelstamm übernommen werden sollen.

Mit Setzen der entsprechenden Häkchen werden die Preisänderungsparameter aktiviert.

Zusätzlich können über den Menüpunkt „bearbeiten Verkaufs-Preisänderungsparameter“ Angaben gemacht werden, unter welchen Voraussetzungen die Preisänderungen durchgeführt werden sollen.

       

Die gleichen Einstellungen für die Preisänderungen sind auch in der Funktion Wareneingang vorhanden. Die hier in der Rechnungsprüfung hinterlegten Einstellungen haben jedoch keinen Einfluss auf die Einstellungen im Wareneingang.

Rechnungsprüfung buchen

WICHTIG bei mehreren Standorten!

Die Rechnungsprüfung kann nur einzeln je Standort und je Lieferant nacheinander durchgeführt werden, da mehrere verschiedene Einkaufskonten herangezogen werden müssten und eine Aufteilung der Kosten sonst nicht gewährleistet ist.

Um Lieferantenrechnungen zu buchen, muss zunächst eine Lieferantennummer oder die Systemnummer (Belegnummer der Bestellung / nur bei einem Standort möglich) eingegeben werden. Danach werden alle bestellten und über den Wareneingang eingebuchten Positionen zu dem Lieferanten/Bestellung angezeigt.

Über den Menüpunkt „Optionen“ gibt es weitere Auswahlmöglichkeiten.

Vorauswahl = Hier kann eine Vorauswahl erfolgen, welche Lieferscheinnummern/Systemnummern aufsteigend angezeigt werden sollen

Versandarten / Mindestbestellwert = Hier werden die Versandarten und der Mindestbestellwert des Lieferanten angezeigt

Die Erläuterungen der Gesamtbestätigungen folgt weiter unten.

Vorauswahl der Lieferscheinnummern oder Systemnummern:

    

Entweder über das Kontextmenü (rechtsklick der Maus) den jeweiligen Beleg markieren oder per Doppelklick auf den Artikel die Markierung setzen. Sofern ein oder mehrere Artikel ausgewählt worden sind, erscheint ein kleines Sternchen (*) hinter dem Artikel und zeigt somit die bestätigte Auswahl an.

In der Hauptmaske werden nun nur die Artikel angezeigt werden die die gleiche Sortiernummer haben (Bestellnummer, Artikelnummer, Lieferscheinnummer).

Einzelbuchungen

Sollen nur einzelne Positionen eingebucht werden, wird ein Eintrag aus der Liste per Doppelklick ausgewählt.

In dieser Maske können nun die Preise und die Berechnungsmenge geändert werden. Über den Button "Preisänderung“ kann man für die Einzelbearbeitung, die Daten der Seite "Preispflege" aus dem Artikelstamm aufrufen und dort Änderungen des Einkaufs- und Verkaufspreises vornehmen.

Es können auch nur Teilmengen eingebucht werden. In diesem Fall erfolgt danach eine Abfrage ob die Restmenge in der Rechnungsprüfung gespeichert werden soll. Diese Abfrage ist entsprechend zu bestätigen.

Für die Kontrolle muss zusätzlich die Belegnummer des Lieferanten (Lieferantenbeleg) eingeben werden. Über den OK-Button wird die Rechnungsprüfung für die Position abgeschlossen.

Danach können in der Übersichtsmaske weitere Rechnungspositionen bearbeitet oder die Rechnungsprüfung für den Lieferanten/Beleg beendet werden.

Gesamtbestätigung

Um alle angezeigten Positionen komplett zu verbuchen wählen Sie den Menüpunkt „Optionen > Gesamtbestätigung aller Positionen“. Sollen nur die markierten Positionen gesamt bestätigt werden, dann verwenden Sie „Gesamtbestätigung aller markierten Positionen“.

                                                                    

1. Übergabe Eingangsrechnungen an OP-Verwaltung/FIBU

Für die Übergabe der Eingangsrechnung an die OP-Verwaltung bzw. an die FIBU (z.B. DATEV) müssen zuvor folgende Systemparameter aktiviert werden:

Parameter 20
                JA           Eingangsrechnungen werden an die Lieferanten-OP-Verwaltung übergeben
                NEIN     Eingangsrechnungen werden NICHT an die Lieferanten OP-Verwaltung übergeben

Parameter 84
                JA           Übergabe der gebuchten Eingangsrechnungen an die FIBU-Schnittstelle (z.B. DATEV)
                NEIN     Gebuchte Eingangsrechnungen werden NICHT an die FIBU-Schnittstelle übergeben

Parameter 150
                JA           Eingebuchten Eingangsrechnungen werden für die Gesamtübergabe an FIBU gesammelt
                NEIN     Es erfolgt keine Sammlung der Eingangsrechnung für eine Gesamtübergabe an FIBU

 

2. Übergabe OP an Lieferanten-OP-Verwaltung (optional; Parameter =20)

Ist unter dem Punkt Systemprogramme->Systemparameter einstellen, der Paramater 20 aktiviert, wird, nachdem die Eingangsrechnung des Lieferanten eingebucht wurde, ein offener Posten erzeugt.

Nachdem Sie alle Positionen zu dem gewählten Lieferanten/Rechnungsnummer vorgenommen haben, speichern Sie diese über Speichern/F3 ab.

Wenn der Parameter 84 (Übergabe Rechnungsdaten an Finanzbuchhaltung) auf NEIN steht, kommt als nächstes die Maske für die Übergabe des gesamten gebuchten Rechnungsbetrages an die offene Posten-Verwaltung für die Buchung des Zahlungsausgangs.

Geben Sie hier die Rechnungsnummer in das Feld Belegnummer ein und bestätigen Sie die Eingabe mit ENTER/ TAB. Bei Bedarf können hier noch Änderungen (z.B. Zahlungsart) vorgenommen werden.

Hinweis:
Die Gesamtkosten „Frachtkosten etc.“ werden nur für die Übergabe an die OP-Verwaltung hier eingegeben. Für die Übergabe der Zusatzkosten an die Fibu werden die Kostenarten-Konten im nächsten Schritt verwendet.

Steht der Parameter 84 (Übergabe Rechnungsdaten an Finanzbuchhaltung) auf JA, dann erscheint direkt die Maske aus 3. – wo die Daten für die Übergabe an die offene Posten Verwaltung sowie Zusatzkosten (z.B. Transport) eingegeben werden können.

3. Übergabe Rechnungsdaten an Finanzbuchhaltung (obligatorisch; Parameter 84 = JA)

In der folgenden Ansicht werden nun die zuvor angelegten Buchungskonten für die Rechnungsprüfung angezeigt für die nun noch Zusatzkosten zu der Rechnung eingegeben werden können.

Dazu bestätigen Sie das Feld Belegnummer und dann das Feld Belegdatum jeweils mit ENTER/TAB. Nun können in der Tabelle in der Spalte Betrag die Zusatzkosten eingegeben werden. Positive Beträge werden im Haben gebucht, negative Beträge (z.B. Skonto) im Soll (Siehe Beispiel-Datei unten). Die Belegnummer kann für mehrere Buchungen vergeben werden, die darauffolgende Abfrage ist mit „JA“ zu bestätigen. In diesem Fall werden die offenen Posten für diese Belegnummer aufaddiert. Als Beispiel können die Belegnummern doppelt vergeben werden, bei Buchungen für unterschiedliche Standorte. Diese werden dann als offener Posten zu dieser Belegnummer kumuliert ausgewiesen.

Hinweise:  

Die Angabe der MwSt.-Beträge (die unteren 3 Zeilen) beziehen sich ausschließlich auf die Summe Erlösbuchungen, da diese als Gesamtsumme auf Automatikkonten an die DATEV übergeben werden.

Die Zusatzkostenarten (z.B. Fracht etc.) sind hier inkl. MwSt. einzugeben. Diese Beträge werden dann an die Sachkonten mit hinterlegtem DATEV-Buchungsschlüssel übergeben, um auch hier die MwSt. in der DATEV ausbuchen zu können. Die Eingaben speichern Sie ebenfalls über Speichern/F3.

Die Belegnummer und das Belegdatum muss jeweils mit der TAB-Taste bestätigt und entsprechende Zusatzkosten je Kostenart eingegeben werden (Achtung: Skonto ist als negative Summe einzugeben) werden.

4. Erstellen der CSV-Datei (nur wenn Parameter 150 = NEIN)

Im letzten Schritt müssen nun einmalig beim 1. Durchlauf noch die folgenden Daten hinterlegt werden:

(außer nach dem Jahreswechsel ist das Wirtschaftsjahr anzupassen).

Als Finanzbuchhaltung aus der Klappbox den Eintrag DATEV-CSV auswählen und unter LW:\Pfad\Ausgabedatei den Speicherort (ohne Dateinamen) für die CSV-Datei eingeben.

Danach müssen über den Button Ausgabeschnittstelle ändern noch einmalig die folgenden Angaben eingegeben werden:

LW:\PFAD\ der Ausgabedatei                Speicherort (ohne Dateiname) für die CSV-Datei
Bezeichnung Buchungsstapel                Wird jedes Mal automatisch aus Datum und Uhrzeit generiert,
                                                                  kann aber jederzeit manuell abgeändert werden
Berater-Nummer                                     Ihre DATEV-Berater-Nummer
Mandanten-Nummer                              Ihre DATEV-Mandanten-Nummer
Beginn Wirtschaftsjahr                          Datum des Beginn des aktuellen Wirtschaftsjahres (muss mit
                                                                  jedem Beginn des neuen Jahres manuell angepasst werden)
Sachkontenlänge                                    Länge der Sachkonten-Nummern (empfohlen: 4 Stellen)
Buchungstyp                                           Standardmäßig „Finanzbuchhaltung“ außer zum Jahresabschluss

Die Eingaben speichern über Speichern/F3 oder mit OK und die Verarbeitung wird gestartet.

Bei nachfolgenden Rechnungsprüfungen müssen diese Masken jeweils nur mit OK bestätigt werden.

Wenn die DATEV-Datei erstellt wurde, wird die Differenz-Meldung angezeigt, sofern sich eine Differenz ergibt. Dies kann als Liste ausgegeben und in der Druckverwaltung abgestellt oder eine CSV-Datei erstellt werden.

Bei der Auswahl der CSV-Datei können Sie in der folgenden Maske die Ausgabedatei, sowie das Trennzeichen (empfohlen wird das Semikolon „;“) angeben und es kann ein Header (Überschriften zu den einzelnen Spalten) angelegt werden durch Setzen des Häkchens.

 

5. Übergabe gesammelte OP-Buchungen an FIBU (nur DATEV) (Parameter 150 = JA)

Die Daten aus der Rechnungsprüfung können auch gesammelt werden und als eine Gesamt-Datei je Monat erstellt werden. Dazu wird die Rechnungsprüfung wie oben beschrieben durchgeführt bis zu
Punkt 3. Die gesammelten Daten werden dann über den Programmpunkt Rechnungsprüfung >> Übergabe gesammelte OP-Buchungen an FIBU für jeweils einen Monat als DATEV-CSV-Datei ausgegeben werden. Hier werden die gleichen Angaben eingetragen wie oben

Diese Maske öffnet sich bei jedem Aufruf der Sammelübergabe der Rechnungsprüfungsdaten an die Fibu, damit Änderungen (z.B. Bezeichnung des Buchungsstapels) vorgenommen werden können. Wenn keine Änderungen erforderlich sind bzw. wenn alle Angaben eingegeben wurden, wird die Maske über Speichern/F3 oder den „OK“-Button geschlossen und die Verarbeitung über den Start-Button gestartet.

Statt mehrerer Einzeldateien wird nun (je Monat) eine Gesamtdatei erstellt.

LW:\PFAD\ der Ausgabedatei               Speicherort (ohne Dateiname) für die CSV-Datei
Bezeichnung Buchungsstapel               Wird jedes Mal automatisch aus Datum und Uhrzeit generiert,
                                                                 kann aber jederzeit manuell abgeändert werden
Berater-Nummer                                    Ihre DATEV-Berater-Nummer
Mandanten-Nummer                             Ihre DATEV-Mandanten-Nummer
Beginn Wirtschaftsjahr                         Datum des Beginn des aktuellen Wirtschaftsjahres (muss mit
                                                                 jedem Beginn des neuen Jahres manuell angepasst werden)
Sachkontenlänge                                   Länge der Sachkonten-Nummern (empfohlen: 4 Stellen)
Buchungstyp                                          Standardmäßig „Finanzbuchhaltung“ außer zum Jahresabschluss

Daten ausgeben bis                              Datum eingeben (letzter Tag des Monats) für den die

                                                               gesammelten Daten ausgegeben werden sollen

 

Das Wirtschaftsjahr und das Ausgabejahr müssen übereinstimmen, da das Wirtschaftsjahr im Header (Überschrift) der DATEV-Datei steht und zu den Buchungsdaten passen muss, da das Buchungsdatum grundsätzlich ohne Jahreszahl in der DATEV-Datei ausgegeben wird.

 

Hinweis:
Die DATEV-CSV-Datei vorzugsweise in einem Text-Editor (z.B. Notepad++) öffnen, da beim Öffnen der DATEV-CSV-Datei in Excel einige Felder von Excel automatisch umformatiert werden. Wird die Datei in Excel dann gespeichert werden die automatisch umformatierten Felder im falschen Format gespeichert und die Datei kann nicht mehr korrekt in die Fibu übernommen werden. Also falls Sie die DATEV-CSV-Datei in Excel öffnen bitte OHNE Speichern die Datei wieder schließen!

Über Excel

Über Editor