Das Layout für die Belege kann an unterschiedlichen Stellen eingerichtet werden.

Zum einen gibt es die Beleg-abhängigen Einstellungen und die allgemeinen Einstellungen.

Allgemeine Einstellungen

Unter Systemprogramme->Formulare Blanko->Blankoformular Firmen-Kopf-/Fusstexte kann allgemein für die Belege der Briefkopf und Brieffuss eingepflegt werden.

Zunächst muss der Standort aus der Klappbox ausgewählt werden.

Zum einen können in den jeweiligen Eingabefeldern Kopf-/ und Fußtexte eingegeben werden und zum anderen kann der Grafik-Firmenkopf bzw. Firmenfuss eingepflegt werden.

Grafik-Firmenkopf

Auswahl Standort aus der Klappbox
Klicken auf den Button „Grafik-Firmenkopf“
Nun können die Grafiken vom Computer durch Klicken in das Eingabefeld „Firmenkopf LW:\Pfad\Eingabedatei“ bzw. „Firmenfuss LW:\Pfad\Eingabedatei“ und über das Lupen-Symbol (alternativ F2 Taste) ausgewählt werden.

Die Einstellungen der Breite und der Höhe der Grafik variieren je nach Grafik.

Die Einstellungen für den „Druck der Grafik vom oberen Blattrand“ und „Druck der Grafik vom linken Blattrand“ können allerdings, so wie oben angegeben, übernommen werden.

Firmenkopf:

Druck der Grafik vom oberen Blattrand: 3,0 cm

Druck der Grafik vom linken Blattrand: 0,1 cm

Firmenfuss:

Druck der Grafik vom oberen Blattrand: 25,6 cm

Druck der Grafik vom linken Blattrand: 0,1 cm

Die Grafiken können unten im Fenster gesichtet werden.

Aktivierung Druck Firmen-Grafik auf Beleg

Um den Grafik-Firmenkopf und Firmenfuss für Belege zu aktivieren müssen die Druck- und Belegeinstellungen in der Auftragsbearbeitung geändert werden.

Einen beliebigen Auftrag öffnen
Über das Menü „Optionen“ den Punkt „Druck-/Beleg-Einstellungen“ öffnen
Bei Blanko Formular und Blanko Grafikkopf ein Häkchen setzen
Um diese Einstellungen für alle Belegarten zu übernehmen, oben neben der Belegart-Klappbox das Häkchen setzen bei „Änderung(en) in allen Belegarten durchführen“

Beachten Sie bitte, dass die Einstellungen für die Barquittung einzeln geändert werden muss!

Firmenkopf-/fuss ohne Grafik

Um den Firmenkopf bzw. -fuss ohne Grafik zu erstellen über Systemprogramme->Formulare Blanko->Blankoformular Firmen-Kopf-/Fusstexte die Maske öffnen.

Texte manuell in die jeweiligen Eingabefelder erfassen
Zudem muss die Schriftgröße für jede Zeile ausgewählt werden

Der Kopf- und Fußtext ist linksbündig ausgerichtet.

Aktivierung Druck Firmen-Kopf-/Fusstext ohne Grafik

Um den Grafik-Firmenkopf und Firmenfuss für Belege zu aktivieren müssen die Druck- und Belegeinstellungen in der Auftragsbearbeitung geändert werden.

Einen beliebigen Auftrag öffnen
Über das Menü „Optionen“ den Punkt „Druck-/Beleg-Einstellungen“ öffnen
Häkchen setzen bei „Blanko Formular“ und das Häkchen bei „Blanko Grafikkopf“ entfernen
Um diese Einstellungen für alle Belegarten zu übernehmen, oben neben der Belegart-Klappbox das Häkchen setzen bei „Änderung(en) in allen Belegarten durchführen“

Beachten Sie bitte, dass die Einstellungen für die Barquittung einzeln geändert werden muss!

Auftragsbezogene Texte

Werbetexte

Es kann ein Werbetext für alle Belege hinterlegt werden. Dies ist vor allem ein gutes Mittel, um z.B. auf Werbeaktionen bzw. Aktionswochen etc. aufmerksam zu machen.

Über Systemprogramme->Formulare Vordrucke->Werbetexte Auftragsbelege können entsprechende Werbetexte frei formuliert und positioniert werden.

Eingabe des Werbetextes in die entsprechenden Eingabefelder (jedes Eingabefeld entspricht einer Zeile)
Mit dem Speichern-Symbol den Text abspeichern

Sie können auch den Text aus einer anderen Quelle kopieren und mit der Tastenkombination Strg+V oder per Rechtsklick der Maus im entsprechenden Feld einfügen.

Soll der Text mittig ausgerichtet werden, so können vor den Text Leerzeichen eingegeben werden.

Der Text wird über dem Firmen-Fusstext ausgegeben.

Hierbei ist darauf zu achten, wie der Listenvordruck eingestellt wurde, da sich bei anderer Einstellung der Werbetext nicht anzeigen lässt. Diese Einstellung erfolgt weiter unten.

Auftragsbelege Kopf-/Fußtexte

Für die einzelnen Belege können individuelle Kopf- und Fußtexte hinterlegt werden, welche auch nur bei dem ausgewählten Beleg angedruckt werden.

Um die Kopf- und Fußtexte zu hinterlegen über Systemprogramme->Formulare Vordruck->Kopf-/Fusstexte Auftragsbelge die Maske aufrufen.

Über die linke Klappbox die Belegart auswählen
Über die rechte Klappbox die Sprache auswählen und mit Enter-Taste oder TAB-Taste bestätigen
Eingabe der Texte in die Eingabefelder Kopf- und/oder Fußzeile
Speichern über das Speichern-Symbol

Auch hier kann der Text mittig positioniert werden durch Leerzeichen vor dem Text.

Ansicht auf dem Beleg (hier am Beispiel Angebot).

Kopfzeile:

Fußzeile:

Druck-/Beleg-Einstellungen

In den Druck-/Beleg-Einstellungen lassen sich die Positionierung der Auftrags-Texte sowie die Formulare definieren.

Auftragsbearbeitung->öffnen eines beliebigen Auftrages->Optionen->Druck-/Beleg-Einstellungen.

Auswahl der Belegart aus der Klappbox

Formulardefinitionen:

Blanko Formular: Aktivierung der Firmen-Kopf-/und Fußtexte (nicht die Grafikköpfe)

Blanko Grafikkopf: Aktivierung der Firmen-Kopf/und Fuß-Grafiken

Original Listenvordruck: Layout-Einstellung (Auswahl folgt weiter unten)

Belegart grau hinterlegen: Die Belegart (z.B. Angebot) wird grau hinterlegt

Belegart in Fettschrift: Die Belegart (z.B. Angebot) wird in Fettschrift ausgegeben

Voransicht Dokument: Öffnet eine Voransicht des Dokuments

Anzahl Formulardrucke: Anzahl der Ausdrucke

Die Formulareinstellungen sind abhängig von den Grafikköpfen sowie dem Listenvordruck und werden individuell angepasst.

Listenvordruck (Layout-Design)

Es gibt unterschiedliche Design-Vorlagen für einen Beleg. Bei den Layouts gilt es zu beachten, dass die Formulareinstellungen jeweils zwecks Positionierung angepasst werden müssen.

Nachfolgend werden diese Möglichkeiten dargestellt.

Ohne Listenvordruck

Original Listenvordruck

Belegart grau hinterlegen

Belegart in Fettschrift

Belegart grau hinterlegt & in Fettschrift

Systemparameter-Einstellungen

Bitte immer Rücksprache mit dem Systemhaus halten, bevor Systemparameter verändert werden!

Einige Einstellungen für die Beleg-Darstellungen werden über die Systemparameter-Einstellungen gesteuert.

Parameter 13: Drucken Belege als Standard-Listenvordruck

Im Parameter 13 wird über die Klappbox ausgewählt, ob die Belege als Standard-Listenvordruck „Ja/Nein“ gedruckt werden oder ob die Blanko-Vordrucke verwendet werden können. Je nach Auswahl verändern sich auch die Auswahlmöglichkeiten in den Druck-/Beleg-Einstellungen.

Wenn z.B. die Auswahl auf „Ja“ gesetzt wird, so können die Formulardefinitionen „Blanko Formular“ und

„Blanko Grafikkopf“ in den Druck-/Beleg-Einstellungen nicht mehr ausgewählt werden.

Wird der Paramater auf „Nein“ gesetzt, so kann auch der „Original Listenvordruck“ nicht mehr ausgewählt werden.

Parameter 22: Drucken Belegnummer zusätzlich als EAN-Code auf Beleg drucken

Im Parameter 22 wird über die Klappbox ausgewählt, ob und in welchem Format der EAN-Code auf den Beleg gedruckt werden soll.

Bei der Einstellung „13-stelliger EAN“ und „8-stelliger EAN“ wird der EAN-Code rechtsbündig und horizontal oben auf den Beleg gedruckt. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Formulareinstellungen richtig eingestellt sind, da es sonst zu einer falschen Darstellung kommt. Bei der Einstellung „Vertikal links“ wird der EAN-Code linksbündig und vertikal aufgedruckt. Mit einem weiteren Parameter (Parameter 185) kann die Position des vertikalen EAN-Codes ausgewählt werden.

Parameter 185: Drucken EAN-Code Vertikal (O)ben (U)nten

Hier kann über den Parameter 185 die Position des vertikalen EAN-Codes ausgewählt werden.

Parameter 123: Auftrag Zahlungsbedingungen drucken im Format:

Im Parameter 123 kann ausgewählt werden, wie die Zahlungsbedingungen auf den Beleg gedruckt werden sollen.

1-zeilig

2-zeilig

Standardblock

Parameter 186: Auftrag drucken Barbelege mit QR-Code

In diesem Paramater kann ausgewählt werden, ob auf den Barbelegen (Barquittung, Barrechnung und Barverkauf) der QR-Code mit aufgedruckt werden soll.

Bei den nachfolgenden Systemparametern handelt es sich vor allem um Einstellungen bezüglich der Ausgabe von Preisen und Artikel-/bzw. Bestellnummern auf den Belegen.

Parameter 3: Drucken primär Artikelnummer/Bestellnummer/wahlweise

Mit dem Parameter 3 lässt sich auswählen welche Nummer primär auf den Beleg gedruckt werden soll. Hier gibt es die Auswahl zwischen Artikelnummer, Bestellnummer oder einer wahlweisen Darstellung.

Parameter 35: Auftrag Kunden-Bestellnummer anzeigen

Mit dem Parameter 35 lassen sich die Kunden-Artikelnummern zunächst in der Positionsmaske in einem Auftrag anzeigen und diese können zudem mit auf den Beleg ausgegeben werden, sofern die Auswahl auf „Ja“ gesetzt wurde. Die Bezeichnung auf dem Beleg wird als „Kunden-Bestell-Nr.“ ausgegeben.

Parameter 36: Auftrag Bestellnummer auf Rechnung unterdrücken

Mit dem Parameter 36 kann die Bestellnummer auf Rechnungen unterdrückt werden.

Parameter 45: Auftrag Artikelnummer /Bestellnummer auf Auftragsbeleg drucken

Mit dem Parameter 45 kann ausgewählt werden welche Nummer(n) auf den Auftragsbeleg gedruckt werden sollen. Hierbei gilt es zu beachten, dass in den Parametern der Kundenverwaltung die Ausgabe der Bestellnummer auf Belegen deaktiviert werden kann (kundenspezifisch).

Parameter 49: Auftrag drucken Positionen

Im Parameter 49 kann ausgewählt werden, ob die Positionen auf einem Auftrag 1-zeilig oder 2-zeilig gedruckt werden sollen.

Parameter 62: Auftrag drucken Rechnungsdaten in einer Zeile

Im Paramater 62 kann ausgewählt werden, ob die Rechnungsdaten auf einem Auftrag in einer Zeile gedruckt werden sollen.

Parameter 74: Auftrag Zwischensumme je Lieferschein auf Rechnung drucken

Mit dem Parameter 74 kann ausgewählt werden, ob bei Sammelrechnungsarten für den jeweiligen Lieferschein Zwischensummen auf die Rechnung gedruckt werden sollen.

Parameter 89: Drucken Belegnummer auf Belegen mit führenden Nullen ausdrucken

Mit dem Parameter 89 kann ausgewählt werden, ob die Belegnummer vorne mit Nullen ausgedruckt werden soll.

Einstellung „JA“

Einstellung „NEIN“

Kundenverwaltung Parameter Einstellungen

In den Parametern in der Kundenverwaltung können Einstellungen vorgenommen werden die das Layout betreffen. Diese Einstellungen sind jeweils Kundenabhängig und betreffen nicht jeden Kunden.

Öffnen der Kundenverwaltung -> Stammdatenpflege
Öffnen der Parameter

Die relevanten Daten sind rot markiert.

Rechnung in Währung: Gibt die Währung auf den Belegen aus

Drucken Preise auf Lieferschein: Druckt die Preise auch auf den Lieferschein

Transportkostenanteil: Auswahl, ob der Transportkostenanteil je Lieferschein oder je

je Rechnung berechnet wird.

Rechnungsrabatt in %: Gibt den prozentualen Rechnungsrabatt an

Rechnungszusatztext: Eingabe eines Rechnungszusatztextes am Ende einer Rechnung

(Nur Layout-bezogene Einstellungen werden genannt)

Bruttolistenpreis auf Auftrag drucken: Bruttolistenpreis wird auf Auftrag gedruckt

Rückstände auf Lieferschein drucken: Rückstände werden auf Lieferschein gedruckt

Rabatt auf Rechnung drucken: Der Rabatt (falls angelegt) wird auf Rechnung

gedruckt

Bestellnummer auf Angebot, Auftragsbstg.,

Barquittung und Barverkauf drucken: Hier kann die Bestellnummer auf die Belege gedruckt

werden.

Artikelverwaltung Einstellungen

In der Artikelverwaltung kann eine Einstellung vorgenommen werden.

Hierbei handelt es sich um die Ergänzungstexte eines Artikels. Es kann ausgewählt werden, ob und wie viele der Ergänzungstexte auf einen Beleg gedruckt werden sollen.

Öffnen der Artikelverwaltung
Öffnen der Artikel Stammdatenpflege
Auswahl des Artikels (über manuelle Eingabe der Artikelnummer oder über das Lupen-Symbol)
Eingabe der Anzahl der Druckergänzungen (im obigen Beispiel werden alle Ergänzungstexte mit ausgedruckt)

Mit der Angabe „4“ werden alle Ergänzungstexte ausgegeben (Ergänzung-1 bis Ergänzung-4)

Beispiel mit der Angabe „0“

Hier wird nur die Artikel-Bezeichnung ohne die Ergänzungstexte ausgegeben.

Layout / Druckeinstellungen