Artikelpflege aus Datei - Schnittstellen

Vorab einiges Grundsätzliches zur Artikelanlage und -pflege in TMS-Handel:

Nutzbare Datenformate
Über die Funktion können Dateien im festen Format (ASCII) und im CSV-Format verarbeitet werden.
Die Verarbeitung beider Formate ist identisch, bis auf die Anlage der Schnittstelle.

ASCII-Dateien

Die Lieferantendaten müssen als ASCII-Datei mit fester Feldlänge oder als CSV-Datei vorliegen.

Für diese ASCII-Dateien benötigen sie für die Feldzuordnung die Datensatzbeschreibung des Lieferanten.

Beispiel für eine Satzbeschreibung:

Hier ein Auszug aus der zugehörigen Datei

CSV-Dateien

CSV-Dateien müssen einen Header enthalten. Jedes Feld muss eine eindeutige Feldüberschrift haben, diese dürfen nicht mehrfach vorkommen und es darf keine leeren Überschriftsfelder geben. Der Header muss einzeilig sein, ebenso die Artikeldaten.

Bei Umwandlung der Daten aus Excel müssen Zeilenumbrüche, vor dem Speichern als CSV-Datei, raus gelöscht werden. Ebenso muss darauf geachtet werden, das die Feldinhalte nicht geändert werden (führende Nullen unterdrückt, Zahlenwerte als Datumsanzeige, etc.)

CSV-Datei geöffnet in EXCEL.

Ansicht der Spalten in einem speziellen Editor-Programm (CSVed) für CSV-Dateien.

Zum Vergleich die Ansicht in einem normalen Texteditor. Hier erkennt man auch den Unterschied zu den ASCII-Dateien mit fester Länge. Während dort die Zeilen mit Leerstellen aufgefüllt werden, damit die Daten immer an derselben Stelle stehen, stehen die Daten hier ohne Leerstellen, die Trennung der einzelnen Felder erfolgt hier durch ein Trennzeichen, in diesem Fall ein Semikolon(;).

Wie erfolgt die Preispflege, was sind Referenzen und wofür benötige ich Sie?

Die Lieferanten (oder auch Hersteller) stellen Ihnen Artikel-Preisdateien mit unterschiedlichen Aufbau und Inhalten zur Verfügung. Die Artikeldaten aus diesen Dateien müssen nun so eingeteilt werden, dass die enthaltenen Artikel nach bestimmten Kriterien zusammengefasst und gruppiert werden. Dadurch kann den Artikeln eine Warengruppe und die für die Kalkulation wichtige Rabattklasse zugeordnet werden kann.

Das bedeutet, dass das Artikel-Preispflege-Programm zunächst nichts anderes macht, als anhand von verschiedenen in der Lieferantendatei befindlichen Unterscheidungsmerkmalen (z. B. Warengruppe des Lieferanten, Pfandkennzeichen, Herstellerkennzeichen o.ä.) alle Artikel der Datei in verschiedene Referenzgruppen zu unterteilen. In jedem Fall unterteilt das Artikel-Preispflege Programm alle Artikel zunächst nach den Einkaufskonditionen bzw. genauer gesagt nach dem Einkaufsrabatt in verschiedene Referenzgruppen, hier ein Beispiel: 

CSV-Artikel-Datei eines Lieferanten (komprimiert als Beispiel):

 Analog dieses Beispiels würden die Artikel dieser Datei nun zunächst nach dem Rabatt (letzte Spalte) in 3 Referenzgruppen unterteilt, nämlich

• in die 1. Gruppe zu der alle Artikel mit 0% Rabatt gehören (hier also 8 Artikel),
• in die 2. Gruppe zu der alle Artikel mit 38% Rabatt gehören (hier also ein Artikel) und
• in die 3. Gruppe, zu der alle Artikel mit 42% Rabatt gehören (hier also ein Artikel).

Nun können zusätzlich zum Einkaufsrabatt noch (maximal 8) weitere selbstgewählte Unterscheidungskriterien aus der Datei (Referenz-Teil1 bis Referenz-Teil 8) zur Unterteilung der Artikel in der Datei herangezogen werden, um die Referenzgruppen weiter zu unterteilen. Würde man in dem obigen Beispiel nun auch noch die Warengruppe zur weiteren Unterteilung heranziehen, würden sind daraus 4 Referenzgruppen ergeben, nämlich

• die 1. Gruppe mit allen Artikeln der WGR 10 und mit 0% Rabatt (hier also 4 Artikel)
• die 2. Gruppe mit allen Artikeln der WGR 10 und mit 42% Rabatt (hier also ein Artikel)
• die 3. Gruppe mit allen Artikeln der WGR 100 und mit 0% Rabatt (hier also 4 Artikel) und
• die 4. Gruppe mit allen Artikeln der WGR 100 und mit 38% Rabatt (hier also ein Artikel).

Haben Sie in der Funktion die gewünschten Referenzen bestimmt, werden mit dem Programmpunkt "Einlesen" die Daten eingelesen und dabei die Referenzgruppen gebildet. Diese können Sie anschließend unter dem Programmpunkt „Referenzen bearbeiten“ einsehen und bearbeiten.
Minimal muss eine bearbeitete Referenz die Artikelvorgruppe, die Warengruppe und die Rabattklasse enthalten. Die weiteren Angaben können je nach Bedarf hinzugefügt werden.

Alle Artikel, die zu nicht bearbeiteten Referenzen gehören, werden bei der abschließenden Artikelpflege nicht berücksichtigt. Wenn also nur ein Teil der in der Datei enthaltenen Artikel angelegt/gepflegt werden soll, werden auch nur diese Referenzen ergänzt.

Schnittstelle anlegen (und bearbeiten)

Um die Lieferantendaten verarbeiten zu können, muss eine Schnittstelle angelegt werden, in der die Felder aus der Datei den Artikelfeldern in TMS-Handel zugeordnet werden.

Neben einer Bezeichnung der Schnittstelle muss der Lieferant angegeben werden, dann kann der Button „Schnittstelle anlegen“ ausgewählt werden.

ASCII Dateien mit fixer Feldlänge

Bei der Neuanlage einer Schnittstelle muss ausgewählt werden, welches Dateiformat verarbeitet werden soll. In diesem Fall „Textdatei mit fixer Feldvorgabe“.

Laufwerk, Pfad und Dateiname der Artikeldatei werden eingegeben oder über F2/Lupe gesucht.

Die Abfrage „Datenabgleich mit letzter Übernahme“, sowie die 3 Auswahlfelder „Starten Programm vor Datenübernahme“, „Sonderprogramm für Datenübernahme“ und „Starten Programm nach Datenübernahme“ sind für spezielle Anwendungen gedacht und dürfen nur nach Rücksprache verwendet werden.

Wird die Checkbox „Errechnen Einkaufsrabatt“ angehakt, wird beim Einlesen der Daten ein Einkaufsrabatt für den jeweiligen Artikel errechnet. Dafür müssen die Felder Einkaufspreis und Brutto-Listenpreis in der Schnittstelle verknüpft sein. Damit kann auch bei Artikeldaten, in denen keine EK-Rabatte enthalten sind, ein Rabatt für die Artikel und die Referenz errechnet werden, um eine abgestufte Rabattklassenzuordnung vornehmen zu können.

Hierfür ist die Einstellung des Parameters 127 in der Funktion -Systemprogramme/ Einstellung Systemsteuerung- zu beachten. (Wird nur berücksichtigt, wenn in der Schnittstelle das Feld EK-Rabatt nicht verknüpft ist). Zum Beispiel bei der Einstellung mit 5%-Schritten  - alle errechneten Rabatte zwischen 2,50 und 7,49 werden unter der Referenz mit dem Rabatt 5,00 zusammengefasst, alle zwischen 7,50 und 10,49 unter 10,00, usw.

Auf der oberen rechten Seite werden die Stellen eingegeben, an denen sich die jeweiligen Daten in der Datei befinden. Diese Stellen entnehmen Sie bitte der Satzbeschreibung des Lieferanten.

Die oberen Felder können sich aus mehreren Einträgen zusammensetzen. Dabei werden die angegebenen Daten aus der Datei direkt hintereinander in das entsprechende Feld der Artikelstammdaten zusammengefügt. Wird z. B. eine Bezeichnung aus 2 Feldern mit dem Inhalt „Filter“ und „Ford“ zusammengesetzt, so steht im Artikelstamm anschließend „FilterFord“.

Bei den unteren Feldern gibt es zusätzlich die Spalten Faktor und M. Diese sind für die Verarbeitung von Zahlenwerten und Preisen wichtig.      

Faktor

Wenn Zahlenwerte wie Preise oder Rabatte ohne Dezimaltrennzeichen in der Datei stehen, wird hier angegeben, durch welchen Faktor der Wert geteilt werden muss, um die Nachkommastellen zu ermitteln. Steht in der Datei z.B. der Wert „001250“, dann muss als Faktor 100 angegeben werden, damit im Artikelstamm als Preis 12,50 übernommen wird. Ohne Faktor würde der Preis 1250,00 übernommen.

M

Beinhaltet ein Preis in der Datei die Mehrwertsteuer, kann hier ein J eingegeben werden, wenn die Mehrwertsteuer für die Übernahme in den Artikelstamm heraus gerechnet werden soll.

Im unteren Bereich wird ein Auszug aus den verarbeiteten Daten angezeigt. Die beiden oberen Zeilen stellen ein Lineal dar, mit denen man die Positionen einzelner Daten abzählen kann, wenn keine Satzbeschreibung zur Verfügung steht. Die obere Zeile sind die Zehnerstellen, die untere die Einerstellen. Rechts wird angezeigt, in welchem Hunderter-Zahlenbereich man sich befindet.

Der Button „zus. Bestellnummer“ ist für Sonderanwendungen vorgesehen (bitte nur nach Rücksprache verwenden).

Über den Button „Konvertieren ME/MwSt.“ kommt man in eine Unterfunktion, in der die in der Datei verwendeten Werte den Standardwerten aus TMS-Handel zugeordnet werden. Anhand dieser Daten wird während der Artikelpflege das vom Lieferanten verwendete Kennzeichen durch das TMS-eigene ersetzt und in die Stammdaten geschrieben. Damit das geschehen kann, muss in der Schnittstelle das entsprechende Feld „Mengeneinheit“, „Mehrwertsteuer-KZ“, „Pfand-KZ“ verknüpft sein.

CSV-Dateien

Bei der Neuanlage einer Schnittstelle muss ausgewählt werden, welches Dateiformat verarbeitet werden soll. In diesem Fall „Textdatei im CSV-Format“.

Laufwerk, Pfad und Dateiname der Artikeldatei werden eingegeben oder über F2/Lupe gesucht.

Als Trennzeichen wir in der Regel das Semikolon „;“ verwendet, sollte in Ihrer Artikeldatei ein anderes Trennzeichen verwendet werden, so muss dieses hier eingetragen werden.

Hinweis: Die Verarbeitung des Trennzeichens TAB/Tabulator ist nicht möglich!

Die Abfrage „Datenabgleich mit letzter Übernahme“, sowie die 3 Auswahlfelder „Starten Programm vor Datenübernahme“, „Sonderprogramm für Datenübernahme“ und „Starten Programm nach Datenübernahme“ sind für spezielle Anwendungen gedacht und dürfen nur nach Rücksprache verwendet werden.

Wird die Checkbox „Errechnen Einkaufsrabatt“ angehakt, wird beim Einlesen der Daten ein Einkaufsrabatt für den jeweiligen Artikel errechnet. Dafür müssen die Felder Einkaufspreis und Brutto-Listenpreis in der Schnittstelle verknüpft sein. Damit kann auch bei Artikeldaten, in denen keine EK-Rabatte enthalten sind, ein Rabatt für die Artikel und die Referenz errechnet werden, um eine abgestufte Rabattklassenzuordnung vornehmen zu können.

Hierfür ist die Einstellung des Parameters 127 in der Funktion -Systemprogramme/ Einstellung Systemsteuerung- zu beachten. (Wird nur berücksichtigt, wenn in der Schnittstelle das Feld EK-Rabatt nicht verknüpft ist). Zum Beispiel bei der Einstellung mit 5%-Schritten - alle errechneten Rabatte zwischen 2,50 und 7,49 werden unter der Referenz mit dem Rabatt 5,00 zusammengefasst, alle zwischen 7,50 und 10,49 unter 10,00, usw.

Die Checkbox "Neuanlage Referenz auf ergänzt setzen"  wird nur angezeigt, wenn die 3 Verknüpfungen für die Artikelvorgruppe, Warengruppe und Rabattklasse in der Schnittstelle zugeordnet wurden. In diesem Fall ist es sinnvoll, diese Checkbox zu aktivieren, da sonst die einzelnen Referenzen, obwohl sie die grundlegenden Infos enthalten, einzeln aufgerufen und gespeichert werden müssen, damit das Kennzeichen gesetzt wird.

Im mittleren Feld werden in der Spalte Artikeldaten die in der Warenwirtschaft zur Verfügung stehenden Stammdatenfelder angezeigt. Um ein Feld mit Daten aus der Datei zu verknüpfen wird dieses mit einem Doppelklick ausgewählt. Anschließend kann im gelben Feld der zuzuordnende Datensatz aus der Datei mit Doppelklick ausgewählt werden. Über das Kontextmenü können Verknüpfungen gelöscht werden.

Die oberen Einträge „Referenzeintrag – Teil-1 bis Teil-8“ und „Bestellnummer – Teil-1 bis Teil-4“ können sich aus mehreren Teilen zusammensetzen. Dabei werden die angegebenen Daten aus der Datei direkt hintereinander in das entsprechende Feld der Artikelstammdaten zusammengefügt. Wird z. B. eine Bezeichnung aus 2 Feldern mit dem Inhalt „Filter“ und „Ford“ zusammengesetzt, so steht im Artikelstamm anschließend „FilterFord“.

Über die Spalten von/bis wird angezeigt, wenn die verknüpften Felder auf bestimmte Werte eingeschränkt sind. Gibt man in der Verknüpfung z.B. 1 – 5 ein, dann werden nur die ersten 5 Zeichen aus dem Feldinhalt übernommen.

Im gelben Block werden die Header-Felder und die zugehörigen Daten des ersten Artikeldatensatzes angezeigt.

Die beiden Spalten Faktor und MwSt sind für die Verarbeitung von Zahlenwerten und Preisen wichtig.

Faktor
Wenn Zahlenwerte wie Preise oder Rabatte ohne Dezimaltrennzeichen in der Datei stehen, wird in der Verknüpfung angegeben, durch welchen Faktor der Wert geteilt werden muss, um die Nachkommastellen zu ermitteln. Steht in der Datei z.B. der Wert „001250“, dann muss als Faktor 100 angegeben werden, damit im Artikelstamm als Preis 12,50 übernommen wird. Ohne Faktor würde der Preis 1250,00 übernommen.

MwSt
Beinhaltet ein Preis in der Datei die Mehrwertsteuer, wird in der Verknüpfung der Haken bei „incl. Mehrwertsteuer“ gesetzt, wenn die Mehrwertsteuer für die Übernahme in den Artikelstamm heraus gerechnet werden soll.

Der Button „zus. Bestellnummer“ ist für Sonderanwendungen vorgesehen (bitte nur nach Rücksprache verwenden).

Über den Button „Konvertieren ME/MwSt.“ kommt man in eine Unterfunktion, in der die in der Datei verwendeten Werte den Standardwerten aus TMS-Handel zugeordnet werden. Anhand dieser Daten wird während der Artikelpflege das vom Lieferanten verwendete Kennzeichen durch das TMS-eigene ersetzt und in die Stammdaten geschrieben. Damit das geschehen kann, muss in der Schnittstelle das entsprechende Feld „Mengeneinheit“, „Mehrwertsteuer-KZ“, „Pfand-KZ“ verknüpft sein.